Prin „flotă mixtă” se înțelege ansamblul vehiculelor deținute sau utilizate de o companie, care includ atât autoturisme de serviciu, cât și vehicule comerciale ușoare sau grele, indiferent de regimul de proprietate (proprietate directă, leasing operațional sau financiar, rent-a-car). Platforma tratează unitar toate aceste categorii, însă calculul uzurii tehnice și al costurilor de exploatare se face diferențiat, în funcție de tipul vehiculului și de contractul asociat.

Uzura tehnică este estimată pe baza unui model matematic proprietar care integrează: kilometrajul real, orele de funcționare a motorului, numărul de cicluri de accelerare/frânare, temperatura medie a motorului și istoricul reviziilor. Nu se iau în calcul deprecieri contabile sau fiscale, ci doar degradarea fizică măsurabilă a componentelor. Rezultatul este exprimat sub forma unui procentaj de uzură și a unui interval estimat până la următoarea revizie obligatorie.

Cheltuielile de regie corporative includ costurile indirecte asociate gestionării flotei: salariile personalului administrativ, chiria spațiilor de parcare, primele de asigurare nealocate direct, consumabilele de birou și timpul alocat reconcilierii facturilor. Platforma reduce aceste cheltuieli prin automatizarea proceselor de raportare, generarea de alerte proactive și optimizarea rutelor, ceea ce duce la scăderea orelor de muncă administrativă și la eliminarea penalităților contractuale.

Platforma generează notificări automate cu 30, 14 și 7 zile înainte de termenul estimat. Dacă revizia nu este efectuată, sistemul înregistrează o abatere și poate bloca alocarea vehiculului pentru rute noi, în funcție de configurația setată de administrator. Răspunderea pentru respectarea termenelor legale de revizie rămâne în sarcina companiei, platforma oferind doar un instrument de monitorizare și alertare, nu un serviciu de mentenanță direct.

Datele personale ale șoferilor (nume, cod unic de identificare, istoric de condus) sunt prelucrate exclusiv în scopul gestionării flotei și al optimizării rutelor, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679. Platforma nu stochează date biometrice, locația exactă în afara orelor de program sau informații sensibile. Șoferii au dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor, cu excepția cazurilor în care prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor contractuale.

Optimizarea de rută reprezintă generarea automată a traseelor care minimizează distanța totală, timpul estimat de parcurs și consumul de carburant, ținând cont de restricțiile de trafic, ferestrele orare și preferințele șoferilor. Limitele algoritmului includ: actualizarea datelor de trafic la fiecare 5 minute (nu în timp real absolut), imposibilitatea de a anticipa evenimente neprevăzute (accidente, blocaje rutiere) și dependența de acuratețea datelor introduse de utilizator (adrese, tonaj, restricții).